Peluncuran ERP bisa menjadi salah satu perubahan terbesar dan paling berisiko yang dilakukan suatu bisnis. Penelitian menunjukkan bahwa antara 55% dan 75% proyek ERP tidak mencapai tujuannya. Hal ini terutama disebabkan oleh pembengkakan biaya dan waktu.
Analisis industri baru-baru ini menyatakan bahwa hampir separuh organisasi melebihi anggaran ERP aslinya, dan banyak proyek memerlukan teknologi dan staf tambahan. Pembengkakan tersebut merupakan tanda bahwa pekerjaan mendasar terkait data, jaringan, pencadangan, dan pelatihan dilewati.
Pemadaman singkat saat berpindah sistem dapat menghabiskan biaya ribuan pound per menit dan sangat merugikan reputasi Anda. Cadangan saja tidak cukup, karena beberapa survei menunjukkan hanya sekitar 6 dari 10 pemulihan yang benar-benar berfungsi. Demikian pula, data yang buruk atau tidak dipetakan menyebabkan kesalahan, laporan rusak, dan pengguna marah, sehingga menyebabkan penundaan dan perbaikan yang mahal.
Hal ini membawa kita pada kesimpulan bahwa peluncuran ERP adalah peristiwa infrastruktur yang penting dan tidak boleh dianggap sebagai perubahan aplikasi sederhana.
Untuk memastikan implementasi yang lancar dan aman dari kegagalan, bermitralah dengan konsultan ERP berpengalaman untuk pemetaan proses, validasi data, dan desain migrasi. Anda juga memerlukan tim TI khusus untuk mengelola sisi teknis. Jika Anda berbasis di atau sekitar Northampton, pertimbangkan dukungan TI Northampton dengan peringkat teratas dari Redpalm di awal proses untuk menguji jaringan Anda, memvalidasi cadangan, dan mengoptimalkan titik akhir.
Terakhir, lakukan pemeriksaan menyeluruh pada setiap vendor yang terlibat. Dengan persiapan yang matang dan pengawasan ahli, Anda dapat mengubah penerapan ERP yang berisiko tinggi menjadi pencapaian bisnis yang dikelola dengan baik.
Daftar Periksa Go-Live untuk Implementasi ERP
1. Konfirmasikan Kesiapan Migrasi Data
Pastikan data sumber bersih, terduplikasi, dan dipetakan ke skema ERP baru. Data yang buruk dapat menyebabkan kegagalan transaksi dan laporan yang tidak akurat. Tim TI Anda harus menyediakan akses database, membantu ekstraksi, dan mendukung lingkungan pengujian migrasi. Gunakan target kualitas data yang terukur (misalnya, akurasi bidang 98%, kunci duplikat 0%) dan rekonsiliasi setiap kumpulan data penting setelah pengujian dimuat untuk mengonfirmasi integritas.
2. Verifikasi Stabilitas Jaringan dan Bandwidth
Kinerja ERP bergantung pada konektivitas yang andal antara pengguna dan server. Periksa bandwidth untuk periode puncak dan jalankan pengujian latensi dari lokasi utama. Penyedia TI lokal Anda harus memantau throughput jaringan dan meningkatkan jalur jika hambatan terdeteksi. Konsultan ERP harus memberikan saran mengenai latensi bolak-balik yang dapat diterima dan batasan pengguna secara bersamaan untuk platform tertentu. Catat metrik dasar sebelum diluncurkan sehingga tren kinerja dapat dipantau secara objektif.
3. Validasi Prosedur Pencadangan dan Pemulihan
Membuat dan menguji cadangan penuh database, konfigurasi aplikasi, dan file. Lakukan pemulihan penuh ke lingkungan pengujian untuk mengonfirmasi integritas data dan waktu pemulihan. Mitra TI terkelola Anda harus menjadwalkan dan melaksanakan pencadangan, sementara konsultan ERP memverifikasi bahwa pemulihan tingkat aplikasi berfungsi dengan baik dalam batas RTO/RPO yang disepakati.
4. Konfirmasikan Rencana Pemulihan Bencana dan Failover
Rencana pemulihan bencana yang berfungsi adalah jaring pengaman terakhir sebelum diluncurkan. Dokumentasikan dengan tepat bagaimana sistem akan melakukan failover ke situs sekunder, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk peralihan, dan siapa yang memiliki setiap tindakan. Lakukan pengujian failover menyeluruh dan ukur total waktu pemulihan. Penyedia TI Anda harus memelihara infrastruktur pemulihan, jaringan, dan replikasi, sementara konsultasi ERP memvalidasi perilaku aplikasi dan konsistensi data di lingkungan failover.
Untuk penyiapan cloud, pastikan ada wilayah cadangan yang siap mengambil alih jika wilayah utama gagal, dan konfirmasikan waktu pemulihan dan jaminan waktu aktif penyedia Anda. Bermitralah dengan penyedia hosting terbaik dan andal seperti BlackBox untuk memastikan waktu henti minimal.
5. Periksa Kesiapan dan Kinerja Endpoint
Pastikan perangkat pengguna memenuhi spesifikasi minimum dan memiliki pembaruan perangkat lunak yang diperlukan. Kinerja lokal yang buruk menciptakan kesan palsu tentang ERP yang lambat. Tim TI Anda harus melakukan audit kesehatan perangkat dan menerapkan perbaikan apa pun sebelum diluncurkan.
6. Memperkuat Keamanan dan Kontrol Akses
Tinjau peran pengguna, akses hak istimewa paling rendah, dan autentikasi multifaktor; konfirmasikan bahwa pencatatan audit diaktifkan setiap saat. Konsultan ERP harus mendefinisikan pemetaan peran dan pemisahan tugas. Tim TI harus menerapkan kontrol jaringan, keamanan titik akhir, dan perlindungan email.
7. Konfirmasi Integrasi dan Koneksi API
Buat daftar setiap sistem upstream dan downstream yang akan bertukar data dengan ERP. Uji integrasi di sandbox dan validasi penanganan kesalahan. Konsultan ERP harus menguasai logika desain dan pemetaan, sementara dukungan TI lokal Anda memastikan stabilitas middleware, keamanan port, dan manajemen rahasia. Terapkan autentikasi yang aman, rotasikan kunci API secara teratur, dan catat setiap kegagalan integrasi untuk triase cepat.
8. Jalankan Pengujian Kinerja dan Beban
Simulasikan aktivitas pengguna secara bersamaan dan volume data yang besar untuk mengidentifikasi kemacetan. Catat waktu respons dan throughput transaksi. Konsultan ERP harus merancang skenario pengujian realistis yang mencerminkan penggunaan langsung, sementara tim TI Anda menyediakan lingkungan pengujian yang dicerminkan dan memantau telemetri infrastruktur. Tetapkan tujuan tingkat layanan kinerja (SLO) yang mendefinisikan arti sebenarnya dari “kecepatan yang dapat diterima” bagi bisnis.
9. Siapkan Rencana Pengalihan dan Rollback Sistem
Dokumentasikan urutan langkah peralihan sistem dan kriteria pasti yang akan memicu rollback. Tetapkan tanggung jawab dan titik kontak. Konsultan ERP harus memimpin skrip peralihan sistem, dan mitra TI yang dikelola harus mengetahui langkah-langkah infrastruktur dan tindakan pemulihan cepat.
10. Konfirmasikan Rute Pemantauan, Peringatan dan Eskalasi
Pemantauan bukanlah “diatur dan dilupakan”; itu adalah jaring pengaman yang mencakup empat lapisan, seperti infrastruktur, platform, aplikasi (transaksi bisnis), dan pengalaman pengguna. Pastikan peringatan bermakna, diarahkan dengan benar, dan diuji secara berkala.
Mitra TI lokal Anda harus memiliki pemantauan infrastruktur berkelanjutan dan respons lini pertama, konsultan ERP harus memiliki peringatan tingkat aplikasi, pemetaan dan runbook, serta seluruh tumpukan.
11. Rencanakan Pelatihan dan Dukungan Pengguna
Jadwalkan pelatihan berbasis peran dan berikan panduan referensi cepat. Rencanakan cakupan dukungan yang diperluas pada hari-hari awal setelah Anda melakukan siaran langsung. Konsultan ERP harus memberikan konten pelatihan dan dukungan bayangan. Mitra TI yang dikelola harus menyediakan staf pusat bantuan untuk menangani masalah perangkat dan konektivitas.
12. Tinjau Kontrak Vendor, SLA dan Lisensi
Konfirmasikan kewajiban waktu respons dukungan dan siapa yang bertanggung jawab atas perbaikan. Pastikan Anda memiliki kepemilikan yang jelas atas perbaikan kerusakan dan patching yang mendesak. Pimpinan pengadaan atau kontrak TI harus meninjau persyaratan dengan masukan dari konsultan ERP dan penyedia TI lokal.
13. Jaga Lingkungan Pengujian dan Sistem Langsung Tetap Sama
Pastikan lingkungan pengujian mencerminkan ukuran dan konfigurasi produksi. Perbedaan antar lingkungan dapat menimbulkan kejutan saat ditayangkan.
Mitra TI yang dikelola harus menawarkan lingkungan pengujian, dan konsultasi ERP harus memvalidasi komponen penting.
14. Konfigurasi Dokumen, Proses dan Runbook
Simpan catatan konfigurasi sistem dan runbook terperinci untuk tugas rutin. Dokumentasi ini mempercepat pemecahan masalah dan serah terima. Konsultan ERP harus menyediakan runbook aplikasi, dan penyedia TI Anda harus menyediakan runbook operasional untuk infrastruktur.
15. Tentukan KPI dan Pemeriksaan Pasca Peluncuran
Menyepakati kriteria keberhasilan seperti keluaran transaksi, keakuratan laporan, dan tingkat insiden yang dapat diterima. Jadwalkan jendela peninjauan dan ambil metrik dasar. Baik konsultan ERP maupun dukungan TI lokal harus berkontribusi pada pelacakan dan pelaporan KPI.
Kesimpulannya
Proyek ERP memengaruhi setiap fungsi inti bisnis Anda, mulai dari keuangan dan pemrosesan pesanan hingga pengendalian stok dan pelaporan. Tanpa infrastruktur yang tepat atau cadangan yang andal, peningkatan yang direncanakan dapat dengan cepat berubah menjadi gangguan besar.
Perlakukan peluncuran ERP Anda sebagai perubahan aplikasi dan peristiwa infrastruktur. Kerjakan daftar periksa yang komprehensif dengan konsultan ERP Anda dan mitra TI lokal Anda sebelum menjadwalkan sistem untuk diluncurkan.
Mengambil pendekatan terkoordinasi ini membantu mencegah masalah tak terduga dan memastikan bisnis Anda terus berjalan lancar selama masa transisi.